Gérer son fichier client

Le 15 juin 2007 | Marketing | 2 commentaires

Une fois installé en freelance, vous vous rendrez rapidement compte que les prises de notes pullulent sur votre bureau à cause des appels de clients potentiels demandant des devis ou une simple prise de contact. Mais comment gérer en graphiste freelance que vous êtes vos contacts ?

Il est d’abord important d’avoir un logiciel de gestion de contact. Rien ne vaut une application développée par vos soins : d’une part il sera gratuit, et spécifique à votre démarche commerciale. Nombreux sont les logiciels de gestion de clientèles : mais là attention au choix ! Si ces logiciels sont des usines à gaz, vous n’utiliserez à peine 10% des possibilités. Pensez donc, suivant vos compétences, à vous faire une application toute légère pour gérer vos clients.

Un fichier client est indispensable pour du long terme
En plus d’avoir des dossiers éparpillés sur votre bureau, vous devez répertorier toutes les informations sur les clients dans un livre ou un logiciel. Il vous sera ensuite très facile de retrouver toutes les prestations faites pour ce client, ou simplement ressortir tous les mails des clients pour une newsletter ou une note d’information.

Répertorier toutes les actions
Avec votre fichier client, il est intéressant de noter toutes les actions effectuée pour ou avec le client : notez les rendez-vous téléphoniques, la date de prise de contact, les choses dites. A la longue, vous aurez énormément d’infos sur vos contacts comme le nombre d’employé, les bilans dans années précédentes.

La relance client
Après avoir répertorié toutes les infos d’un client, il sera alors utile de relancer le client. Prévoyez les ruptures de stocks de votre client sur les cartes de visites par exemple, ce qui lui fera penser à en refaire avec vous par exemple, ou tout simplement vous souvenir que votre premier client ne vous donne plus de signe de vie. Privilégiez surtout les clients qui ont fait eux-même la démarche de vous téléphoner. Statistiquement parlant, ces clients sont plus réceptifs aux devis et aux relances.

Une organisation qui étonnera toujours
Une fois tout ce fichier en place, vous allez pouvoir étonner votre client. A son prochain appel, remonté de ne plus avoir de nouvelles, vous pourrez lui ressortir (grâce à sa fiche sur votre logiciel) que vous aviez essayé de le joindre à 5 reprise le mois dernier et que vous aviez envoyé 3 mails de relance qui étaient restés sans réponse. Autre cas : un client vous appel pour relancer une production de 1000 cartes commerciales, et là encore vous allez pouvoir lui redonner rapidement le tarif, la date de réception des cartes. "Quoi ? vous avez déjà écoulé votre stock de cartes en 4 mois, il serait peut être utile d’en sortir 2000 ou 3000 d’un coup non ?"

En conclusion votre réussite sociale auprès de vos clients ou prospects sera un autre atout, alors une organisation soignée est importante, et ce dès le départ de votre activité. Au bout d’un an, si tout se passe bien, votre fichier client devrait atteindre les 100 ou 200 noms. Un classement est donc primordial. Tout simplement parce qu’une société vous avait contacté il y a 6 mois pour un devis et qu’il a sûrement été voir ailleurs, pensez quand même à le rappeler...

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