Il existe beaucoup de façon de gérer ces dossiers et clients, certaines en ligne, d’autres sous forme de logiciels, et d’autres sans ordi. C’est bien mon cas : je n’utilise pas de PC (ou MAC pour ma gestion des projets, j’ai simplement un grand tableau blanc avec 4 marqueurs de couleur dans mon bureau, et cette méthode réponds tout à fait à mes besoins en matière de gestion de projets.

Pour rappel, voilà comment j’ai tendance à organiser une gestion de projet :
1. Rencontre avec le client, définition des besoins et devis
2. Signature du devis et mise en place des besoins et moyens techniques
3. Phase de création
4. Allés-retours clients et modifications
5. Validation et livraison des éléments devisés
6. Facturation client
7. Clôture du dossier au moment de la réception du paiement

En fait, j’ai divisé mon tableau en 2 parties : la première, au dessus, me rappelle ligne par ligne quels sont les dossiers en cours (positionnement entre le devis signé et la facturation) et une deuxième partie, en dessous, qui m’indique les dossiers terminés qui sont passés en facturation. Lorsqu’un devis est signé, il est donc inscrit dans la première partie de mon tableau. Lorsque la prestation est validée par le client, je passe donc ce dossier en bas, dans la partie facturation et je l’efface une fois avoir réceptionné le règlement. C’est simple !

Du coup je gagne un temps fou avec ce tableau, visible depuis mon bureau : je sais tout de suite ce que j’ai à faire (et ce que je pourrai faire lorsque j’ai terminé les impératifs) et je sais quels clients ne paient pas. Cela me permet donc de relancer très rapidement un client sur un retour éventuel ou un paiement. Parce qu’il faut pas se leurrer, chez nous les freelances, on a quelques soucis à se faire payer (mais j’y reviendrai dans un prochain article)

Tous les lundis matin (ou dimanche soir) je check alors mon tableau : quels clients relancer, qu’est ce qui doit être fait dans la semaine, qu’est ce qui est urgent, qu’est ce que j’ai oublié ? Tout un tas de questions que je note sur mon tableau : un dossier marqué d’un R rouge est à traiter rapidement, un R bleu est destiné à la relance client. Si un chiffre est indiqué à coté, c’est ce que me prends le prestataire avec qui je sous-traite telle ou telle partie. Et comme je travaille avec quelques agences, en plus de mes clients en direct, j’ai un code pour chaque agence, A pour Artemis Corp par exemple. Si j’ai un Bidulle(A)(R) sur mon tableau dans sa première moitié, je sais que ce projet est en cours, qu’il est géré avec Artemis Corp et que je dois le relancer sur des éléments ou un retour.

Comme par exemple aujourd’hui j’ai entre 20 et 25 dossiers en cours (allant de la réalisation de bannières en gif animé au site marchand) il me fallait un moyen simple d’identifier rapidement les problèmes ou lenteurs.

Simple non ?
Et vous ? Comment gérez-vous vos dossiers clients ?

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